社員が会社の秘密情報を持ち出した場合の対応は？

社員が会社の秘密情報を持ち出した場合の対応は？

ズバッと回答

• 詳しく解説
• ケース別の注意点
• 相談先の選び方
• 無料相談

詳しく解説

社員が秘密情報を持ち出した疑いがあるときは、次の順番で落ち着いて対応することが大切です。

1. 事実確認と証拠の確保
・いつ、誰が、どの情報を、どのような方法で持ち出したのかを確認します。
・メール送信履歴、USB接続ログ、クラウドサービスのアクセス履歴、防犯カメラ映像などを保存し、改ざんされない形で保全します。
・パソコンやスマホを回収する場合は、勝手に中身を消したりせず、専門知識のある担当者や外部業者に解析を依頼することも検討します。

2. 情報の重要度と被害範囲の把握
・持ち出された情報が「顧客リスト」「価格表」「設計図」「開発中の企画」など、どの程度の機密性・価値があるかを整理します。
・すでに外部に送信・共有されているか、競合他社に渡っている可能性があるかを確認します。
・被害が広がらないよう、パスワード変更、アクセス権の見直し、該当データの利用停止などの対策を行います。

3. 社内ルール（就業規則・誓約書）との照らし合わせ
・就業規則や入社時の誓約書、秘密保持契約（NDA）に、秘密情報の扱いと違反時の懲戒・損害賠償についてどう定めているかを確認します。
・規定に基づき、注意・戒告・減給・出勤停止・解雇など、どのレベルの処分が妥当かを検討します。

4. 本人への事情聴取
・複数名で立ち会い、日時・場所・出席者・やりとりの内容をメモや録音で残します（録音は事前に相手に伝えるのが無難です）。
・感情的に責め立てず、「いつ・どのデータを・どの媒体で・どこに送ったか」など事実を中心に確認します。
・自白や謝罪があっても、それだけに頼らず、客観的な証拠と合わせて判断します。

5. 懲戒処分・損害賠償請求の検討
・悪質性（故意か、繰り返しか、競合への持ち出しか）、被害額、役職や立場などを踏まえて処分内容を決めます。
・損害が具体的に出ている場合は、損害額をできる範囲で算定し、任意の話し合いでの弁償請求や、必要に応じて裁判での損害賠償請求も検討します。

6. 刑事対応・公的機関への相談
・明らかに悪質で、競合他社への売却や不正アクセスなどが疑われる場合は、警察への被害届・告訴を検討します。
・サイバー攻撃や不正アクセスが絡む場合は、警察のサイバー犯罪相談窓口や、情報セキュリティ関連の公的窓口に相談することも有効です。

7. 再発防止策の実施
・秘密情報の定義や取り扱いルールを社内で明文化し、従業員に周知・研修を行います。
・USBメモリの使用制限、社外メールの制限、持ち出し時の承認フロー、退職者のアカウント停止手順など、システム面・運用面の見直しを行います。

このように、「事実確認」「証拠保全」「社内ルールに基づく処分」「必要に応じた外部機関への対応」「再発防止」の流れで進めることが重要です。

ケース別の注意点

よくある注意点・トラブル例は次のとおりです。

1. 感情的に即時解雇してしまう
・証拠が不十分なまま懲戒解雇にすると、「不当解雇」として争われるおそれがあります。
・就業規則にない重い処分を行った場合も、後から無効と判断されるリスクがあります。

2. プライバシー侵害・違法な調査になってしまう
・本人に無断で私物スマホの中身を勝手に見る、私用メールやSNSをのぞき見るなどは、プライバシー侵害と判断される可能性があります。
・監視カメラやログの利用も、目的や範囲が過度だと問題になることがあります。あらかじめ社内で監視・ログ取得の方針を周知しておくことが望ましいです。

3. 秘密情報の範囲があいまい
・「何が秘密情報か」を明確にしていないと、社員側から「そんなに重要だとは知らなかった」と反論されることがあります。
・秘密情報にマークを付ける、秘密保持規程を作る、入社時・退職時に説明するなど、日頃からの運用が重要です。

4. 退職者対応の遅れ
・退職が決まった社員が、引き継ぎの名目で大量のデータを持ち出すケースがあります。
・退職が決まった段階で、アカウント権限の見直し、社外持ち出しの制限、退職時のデバイス返却・データ削除の確認を徹底する必要があります。

5. 顧客・取引先への説明不足
・顧客情報が流出した場合、隠していると後から発覚したときの信用失墜が大きくなります。
・被害状況を把握したうえで、必要な範囲で顧客・取引先への説明やお詫び、再発防止策の提示を行うことが求められます。

6. 社内の雰囲気悪化
・犯人探しのような対応をすると、社内の不信感が高まり、モチベーション低下や退職増加につながることがあります。
・ルールに基づき淡々と対応しつつ、全社員向けには「なぜ情報管理が大事か」を丁寧に説明することが大切です。

相談先の選び方

対応のポイントは「証拠」「ルール」「冷静さ」です。まずは事実関係と証拠をしっかり押さえ、就業規則や誓約書に沿って、感情ではなくルールに基づいて判断することが重要です。

社内だけで判断が難しい場合は、
・労務管理に詳しい外部の専門家
・情報セキュリティに詳しい専門家
・サイバー犯罪や情報漏えいに対応している公的相談窓口
など、第三者の意見を聞きながら進めると、後のトラブルを減らせます。

あわせて、今回の件をきっかけに、
・秘密情報の定義と管理ルールの見直し
・就業規則や誓約書の内容の確認・更新
・社員向けの情報管理研修
・システム上の持ち出し制限やログ管理の強化
を行うことで、同じ問題の再発を防ぎやすくなります。

「発覚した後の対応」と「日頃の予防策」の両方を意識して、段階的に対策を進めていきましょう。

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